Bokföring för nystartat aktiebolag – allt du behöver veta

Du har registrerat ditt aktiebolag. Organisationsnumret är klart, företagskontot är öppnat och du är redo att börja. Men sedan kommer frågan som de flesta nystartade ägare stöter på nästan direkt: hur fungerar bokföringen egentligen, och vad krävs?

Den här guiden ger dig svaren – utan onödig juridisk jargong.

Bokföringsskyldighet gäller från dag ett

Ett aktiebolag blir bokföringsskyldigt den dag det registreras hos Bolagsverket. Det spelar ingen roll om du har haft en enda intäkt eller inte – skyldigheten gäller direkt.

Rent praktiskt innebär det att alla affärshändelser ska dokumenteras löpande. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag, och övriga transaktioner så snart som möjligt – men senast vid utgången av påföljande månad.

Det är du som företagare som bär ansvaret. Även om du anlitar en redovisningskonsult eller använder ett automatiserat system är det alltid du som ansvarar för att bokföringen blir rätt.

Det första du bokför: aktiekapitalet

Innan du kan bokföra något annat behöver du registrera att aktiekapitalet satts in. Det lägsta tillåtna aktiekapitalet är 25 000 kronor för privata aktiebolag, och det ska sättas in på ett särskilt bankkonto. Banken ger dig ett intyg på insatt kapital, vilket krävs för registreringen.

En sak som många missar: aktiekapitalet är inte uppbundet efter registrering – du kan använda hela beloppet som rörelsekapital från dag ett. Det är registreringsavgiften till Bolagsverket som är den faktiska kostnaden, inte aktiekapitalet i sig.

Två bokföringsmetoder – vilken gäller för dig?

Det finns två godkända sätt att bokföra i Sverige:

Faktureringsmetoden är standardalternativet. Du bokför när en faktura skickas eller tas emot, och sedan igen när betalningen sker. Det ger dig en mer rättvisande bild av företagets ekonomi löpande.

Kontantmetoden innebär att du bokför när betalningen faktiskt sker – inte när fakturan skickas. Enklare att förstå, men ger sämre översikt om du har många utestående fakturor.

De flesta nystartade aktiebolag använder faktureringsmetoden. Om du är osäker är det standardvalet i de flesta bokföringsprogram, inklusive Pomilo.

K2 eller K3 – vilket regelverk ska du följa?

Bokföringsnämnden har två huvudsakliga regelverk: K2 är det förenklade regelverket som passar de flesta nystartade aktiebolag, och K3 är huvudregelverket som är obligatoriskt för större företag.

Som nystartat litet bolag väljer du nästan alltid K2. Det kräver färre noter i årsredovisningen och är betydligt enklare att hantera. Du kan byta till K3 senare om bolaget växer och kraven förändras.

Moms, F-skatt och arbetsgivaravgifter

Tre registreringar som de flesta aktiebolag behöver hålla koll på:

Om du förväntar dig att din verksamhet omsätter mer än 80 000 kronor om året är du skyldig att registrera bolaget för moms hos Skatteverket. Det görs via verksamt.se.

F-skatt visar att ditt bolag själv ansvarar för att betala in skatter och avgifter – det är en förutsättning för att kunna fakturera kunder. Ansökan sker också via verksamt.se.

Planerar du att anställa personal, inklusive dig själv som VD med lön, behöver du dessutom registrera dig som arbetsgivare hos Skatteverket.

Kvitton – hur länge måste du spara dem?

Det här är en fråga som skapar onödig stress. Sedan 1 juli 2024 behöver du inte längre spara papperskvitton och pappersfakturor efter att du digitaliserat materialet. Du kan kasta ett papperskvitto när du skannat in det i ditt bokföringsprogram, så länge informationen inte kan förändras eller försvinna.

I praktiken innebär det att du fotograferar kvittot i Pomilo direkt på plats, och sedan kan kasta pappret. AI:n bokför det automatiskt på rätt konto – du slipper hantera högar av papper i slutet av månaden och slipper fundera på vilket konto du ska använda.

Räkenskapsinformation ska dock arkiveras i ordnat skick i Sverige i sju år. Det sköter Pomilo automatiskt i molnet.

Årsredovisning – vad gäller?

Vid räkenskapsårets slut ska du upprätta en årsredovisning. Den består av resultaträkning, balansräkning och noter. Mindre aktiebolag som tillämpar K2 har ett förenklat format med färre krav.

Årsredovisningen ska skickas in till Bolagsverket. Hur lång tid du har på dig beror på räkenskapsårets slutdatum, men generellt gäller att den ska vara inlämnad inom sju månader.

Pomilo genererar årsredovisningsunderlag automatiskt baserat på din löpande bokföring, och kan fylla i Skatteverkets officiella PDF direkt – du behöver inte sammanställa data manuellt.

Vad kostar bokföringen egentligen – och vad ingår?

Det här är något de flesta inte tänker på förrän de fått sin första faktura från bokföringsprogrammet. I de flesta system betalar du en grundavgift för bokföring, och sedan extra för fakturering, rapporter och användare. Vill du ha en översikt över hur bolaget mår – en enkel resultaträkning eller kassaflödesanalys – exporterar du en fil, öppnar Excel och sammanställer själv.

Pomilo fungerar annorlunda. Fakturering ingår utan extra kostnad. Rapportering ingår – du ber om en månadsrapport i chatten och får den direkt, utan Excel och utan export. Och allt sker i ett och samma gränssnitt: bokföring, fakturering, rapporter och analys via chatten. Du behöver inte navigera mellan menyer eller förstå vilka moduler som gör vad.

För ett nystartat bolag innebär det att du från dag ett har full koll på ekonomin – utan att betala för tillägg du knappt vet att du behöver.

Vanliga misstag nystartade gör – och hur du undviker dem

Blandar privat och företag. Öppna ett separat företagskonto direkt och se till att alla företagsrelaterade kostnader betalas därifrån. Det är det vanligaste misstaget och det dyraste att rätta till i efterhand.

Bokför bara en gång i månaden. Bokföringsskyldigheten ställer krav på löpande hantering. Dessutom ger glapp i bokföringen en falsk bild av hur kassan ser ut – något som kan leda till fel beslut.

Glömmer att registrera sig för moms. Om du passerar 80 000 kronor i omsättning utan att vara momsregistrerad riskerar du skattetillägg och retroaktiva krav från Skatteverket.

Sparar kvitton i en skokartong. Fotografera kvittot direkt i Pomilo – AI:n bokför det på rätt konto i samma steg. Pappret kan du sedan kasta. Ingen scanning, ingen skokartong, inget manuellt arbete efteråt.

Bokföring utan förkunskaper – så fungerar det med Pomilo

Du behöver inte vara ekonom för att hålla ordning på bokföringen. Pomilo är byggt för precis den här situationen: ett nystartat bolag med en grundare som vill lägga sin tid på verksamheten, inte på att lära sig kontoplan.

Fotografera ett kvitto – AI:n bokför det automatiskt på rätt konto. Skapa en faktura genom att beskriva affären i chatten. Be om en månadsrapport och få den på sekunder. Allt sker i ett och samma gränssnitt, utan att du behöver förstå vad konto 2641 innebär.

Från 295 kronor i månaden. Fakturering och rapportering ingår. Inga förkunskaper krävs. Igång samma dag.