Allmänna villkor för Pomilo Ekonom

Senast uppdaterad: 2026-05-17

1. Parter och avtal

Leverantör: Pomilo AB, org.nr 559534-0364, “Pomilo”. Användare: Det företag (svenskt aktiebolag) som registrerar konto i tjänsten, “Användaren”.

Dessa villkor gäller mellan Pomilo och Användaren när Användaren registrerar och nyttjar tjänsten Pomilo Ekonom. Genom registrering bekräftar Användaren att Användaren har behörighet att binda sitt bolag vid dessa villkor.

2. Tjänsten

Pomilo Ekonom är en AI-stödd tjänst för:

• Daglig bokföring (verifikationer, kund- och leverantörsfakturor, bank-matchning)
• Moms-deklaration och AGI-underlag
• Lönehantering
• Anläggningstillgångar och periodiseringar
• Årsbokslut och årsredovisning enligt K2
• AI-baserade observationer och varningssystem (se § 5)
• Integrationer mot tredjepart (banker via PSD2/EnableBanking, Skatteverket, Bolagsverket)

Tjänsten levereras via webbgränssnitt och MCP-protokoll. Tillgänglighet är “best effort” — Pomilo strävar efter hög uppetid men ger inga SLA-garantier i nuvarande tjänst.

3. Användarens ansvar enligt bokföringslagen

Användaren förblir ytterst ansvarig för sin bokföring enligt bokföringslagen (BFL) och övrig svensk skatte- och redovisningslagstiftning. Pomilo är ett hjälpmedel — inte en redovisningsbyrå eller auktoriserad rådgivare.

Användarens ansvar omfattar bland annat:

• Att kontrollera att bokförda transaktioner är korrekta
• Att bifoga lagstadgade underlag (kvitton, fakturor) vid varje verifikation
• Att granska och godkänna AI-genererade bokningsförslag innan slutgiltig bokföring
• Att moms- och inkomstdeklarationer är riktiga vid inlämning till Skatteverket
• Att årsredovisning fastställs av behörig styrelse

4. Pomilos terminologi: observationer, inte rådgivning

Pomilos AI-tjänst genererar automatiskt genererade observationer baserade på Användarens data — exempelvis flaggor för stora belopp, ovanliga motparter eller potentiella dubbletter. Observationerna kan innehålla fel och utgör inte professionell ekonomisk eller skattemässig rådgivning.

Pomilo är inte en redovisningsbyrå, rådgivare eller granskningsorgan och utövar inte yrkesutövning enligt god redovisningssed eller enligt FAR/SRF:s yrkesregler.

Användaren ska tolka observationerna i ljuset av sin egen verksamhet och ansvarar för slutliga åtgärder. Vid komplexa frågor rekommenderar Pomilo konsultation med auktoriserad redovisningskonsult eller skatterådgivare.

5. AI-bokföring och varningssystem

Pomilos AI-baserade bokföring sker enligt följande modell:

5.1 Soft warnings (mjuka varningar)

Tjänsten flaggar transaktioner som avviker från det normala (stort belopp, ny motpart, kontosaldo-avvikelse m.m.). Soft warnings bokförs automatiskt med information om observation sparad. Användaren ansvarar för uppföljning vid behov.

5.2 Hard warnings (hårda varningar)

Vissa transaktionstyper kräver Användarens uttryckliga bekräftelse innan bokföring sker:

• Belopp överstigande 5 prisbasbelopp
• Anläggningstillgångar
• Periodiseringar
• Moms- och AGI-inlämning
• Årsredovisning
• Manuell kontering på känsliga konton
• Bokföring efter periodlås
• Misstänkt dubblett

När Användaren kryssar i bekräftelsen och klickar “Bekräfta och bokför” utgör detta:

1. Användarens uttryckliga godkännande av transaktionen,
2. Bekräftelse på att Användaren tagit del av varningens innehåll,
3. Övertagande av fullt ansvar för transaktionens riktighet.

Varje hard warning åtföljs av en specifik bekräftelse­text anpassad till varningens karaktär (exempelvis vid belopps­varningar: information om beloppet och konsekvensen av godkännande). Användaren bekräftar genom att kryssa i rutan “Jag bekräftar att jag granskat och godkänner denna transaktion” innan transaktionen kan bokföras.

Bekräftelsen loggas med tidsstämpel, användarens ID, IP-adress och roll (klient eller konsult). Loggen utgör bevismedel vid eventuella tvister och Pomilo har rätt att åberopa loggen som bevis i tvist mellan Pomilo och Användaren.

5.3 Konsult-väg (valfri)

Användaren kan bjuda in en auktoriserad redovisningskonsult med fullständig åtkomst. Vid hard warnings kan konsulten överta godkännandet. Verifikationen får då status “pending_review” tills konsulten har godkänt. Konsultens godkännande loggas separat.

5.4 Tröskelvärden

Användaren kan höja varningssystemets tröskelvärden via Inställningar — exempelvis öka belopps­gränsen för “stor transaktion”. Tröskelvärden kan inte sänkas under standardvärdet, vilket säkerställer en miniminivå av risksignaler.

6. AI-modeller och datahantering

6.1 Behandling utanför EU/EES

Pomilo använder AI-modeller från Anthropic PBC (USA) för observations- och bokföringsfunktioner. Behandling sker enligt:

• Standard Contractual Clauses (SCC) i förekommande fall
• Anthropic’s Data Processing Agreement
• Beaktande av Schrems II-domen och de risker som följer med behandling i USA

Användardata som skickas till Anthropic begränsas till det som krävs för respektive funktion. Anthropic använder inte Användarens data för att träna sina modeller.

6.2 Personuppgiftsbiträdesavtal (DPA)

Pomilo agerar personuppgiftsbiträde åt Användaren när Pomilo behandlar personuppgifter för Användarens räkning (t.ex. uppgifter om Användarens anställda, kunder och leverantörer).

Behandlingen regleras av det personuppgiftsbiträdesavtal som utgör Bilaga 1 till dessa villkor och som ingås automatiskt vid Användarens accept av detta avtal i enlighet med artikel 28 i EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Bilaga 1 innehåller bland annat:

• Beskrivning av föremål, varaktighet, art och ändamål för behandlingen
• Kategorier av personuppgifter och registrerade
• Pomilos skyldigheter enligt artikel 28.3 GDPR
• Förteckning över godkända underbiträden (Anthropic, Resend, EnableBanking m.fl.)
• Regler för internationell överföring (SCC) och säkerhetsåtgärder
• Bestämmelser om åtgärder vid säkerhetsincidenter
• Bestämmelser om återlämning eller radering av personuppgifter vid avtalsslut

6.3 Användarens data

All bokföringsdata tillhör Användaren. Pomilo äger inte data. Användaren kan när som helst exportera SIE4-fil och annan bokföringsdata.

7. Audit-trail och bevarande

Pomilo bevarar:

• Verifikationer och underlag i 7 år enligt BFL
• Varningar och bekräftelser med tidsstämpel och roll i 7 år
• Konsultens granskning­handlingar i 7 år
• Audit-rapport tillgänglig för export (CSV-format) som bilaga till bokslut

Bevarade loggar utgör bevismedel vid eventuell skattekontroll eller tvist. Pomilo har rätt att använda audit-loggar som bevis i tvist mellan Pomilo och Användaren.

8. Priser och betalning

8.1 Abonnemang

Pomilos abonnemang debiteras med månadsavgift enligt vid var tid gällande prislista på pomilo.ai. Pris kan ändras med 30 dagars varsel.

8.2 AI-krediter

AI-funktioner förbrukar krediter enligt token-baserad prissättning. Användaren köper krediter från 10 kr. Förbrukning loggas och kan ses i kontoöversikten.

8.3 Trial

Nya konton får 10 dagars trial. Efter trial krävs aktivt abonnemang för fortsatt användning.

9. Pomilo Pioneer (tilläggsavsnitt — betaperiod)

Detta avsnitt gäller endast Användare märkta “Pomilo Pioneer” — de första 100 konton som registrerar sig efter lansering av Pioneer-programmet.

9.1 Beta-status och tjänstens mognad

Pomilo Pioneer-programmet utgör en uttalad betaperiod av tjänsten Pomilo Ekonom. Detta innebär att:

1. Tjänsten är under aktiv utveckling. Funktioner kan ändras, läggas till eller tas bort utan föregående varsel.

2. Tjänsten kan innehålla fel, brister eller oväntat beteende (“buggar”) som Pomilo identifierar och åtgärdar löpande under perioden.

3. Användaren accepterar uttryckligen att delta i en betaperiod och att tjänsten under denna period inte är att betrakta som färdigutvecklad produktionsprogramvara.

4. Pomilo förbinder sig att åtgärda kända fel skyndsamt och informerar Användaren via e-post när rapporterade buggar är åtgärdade (jfr § 9.4).

5. Användaren rekommenderas att verifiera tjänstens utdata (bokföring, momsdeklarationer, lönekörningar etc.) särskilt noggrant under betaperioden. Användarens ansvar enligt bokföringslagen kvarstår oförändrat enligt § 3.

9.2 Ingen utökad garanti under betaperioden

Med hänsyn till tjänstens beta-status under Pioneer-perioden gäller följande, utöver den allmänna ansvarsbegränsningen i § 10:

1. Pomilo lämnar inga garantier — uttryckliga eller underförstådda — för att tjänsten under betaperioden är fri från fel, kommer att fungera oavbrutet, eller motsvarar Användarens specifika förväntningar.

2. Parterna bär ett delat ansvar för eventuella konsekvenser av buggar som påverkar Användarens bokföring under betaperioden. Användaren accepterar att tjänsten är under utveckling och åtar sig att granska tjänstens utdata med särskild noggrannhet. Pomilo åtar sig att åtgärda kända fel skyndsamt och bistå Användaren vid rättelse. Pomilos övriga ansvar regleras enligt § 10.

3. Pomilo bistår Användaren med stöd vid felaktigheter, exempelvis genom att hjälpa till med att rätta bokföringsposter där tjänsten orsakat felet.

9.3 Pioneer-förmåner

Under trial-perioden (30 dagar från Pioneer-tilldelning):

• Förlängd trial: 30 dagar istället för 10
• 100 kr initial AI-kredit
• Reducerat tokenpris (cirka halverat) jämfört med standardpriset

Förmånerna utgör delvis ersättning för Användarens accepterande av betaperiodens villkor och delaktighet i tjänstens vidareutveckling.

9.4 Bug-rapportering och löpande åtgärder

Användaren uppmuntras att rapportera fel via tjänstens inbyggda bug-rapporteringsfunktion. Genom att rapportera ger Pioneer-användaren Pomilo rätt att:

• Använda rapportens innehåll (text, skärmbilder, teknisk kontext) för felsökning och produktutveckling
• Lagra rapporten med koppling till Användarens konto för spårbarhet
• Behandla buggrapporten enligt Pomilos interna triage-process

Pomilos användning av rapporterat material är begränsad till felsökning, kvalitets­säkring och vidareutveckling av tjänsten. Materialet får inte användas för andra kommersiella ändamål, säljas vidare eller överlåtas till tredje part utöver vad som krävs för att åtgärda buggen.

Pomilo strävar efter att åtgärda kritiska och blockerande fel inom rimlig tid efter rapportering. När en bugg är åtgärdad informeras rapporterande Användare via e-post.

9.5 Självupphörande och opt-out

Pioneer-tillägget upphör automatiskt när trial-perioden går ut eller när Användaren tecknar ett betalt abonnemang. När tilläggsavsnittet upphör återstår övriga villkor i detta avtal — inga nya villkor börjar gälla.

Användaren får meddelande via e-post när Pioneer-tillägget upphör.

Opt-out: Användare som inte önskar delta i Pioneer-programmet kan inom 14 dagar från registreringen meddela Pomilo (via e-post till support@pomilo.ai). Pioneer-status tas då bort och Användaren omfattas av standardvillkoren (10 dagars trial). Förmåner som Användaren tagit del av under perioden återbetalas inte i den mån de förbrukats.

10. Ansvarsbegränsning

10.1 Inga garantier för AI-utfall

Pomilo lämnar inga garantier för att AI-baserade observationer eller bokningsförslag är korrekta. Användarens granskning av varningar är ett obligatoriskt led i avtalet.

10.2 Skadestånd

Pomilos ansvar för direkt eller indirekt skada begränsas till det abonnemangsbelopp Användaren har betalat under de senaste tjugofyra (24) månaderna före skadan inträffade, dock högst tvåhundrafemtiotusen (250 000) kronor per skadehändelse.

För skador som har samband med fel vid förmedling av deklaration eller annan myndighetsinlämning (exempelvis moms­deklaration eller AGI) gäller dock alltid lägst etthundratusen (100 000) kronor i tak, oavsett tidigare betalt abonnemang. Detta för att spegla den högre risk­exponering som myndighets­inlämningar innebär.

Begränsningen gäller inte vid:

• Pomilos uppsåtliga vållande eller grova vårdslöshet
• Pomilos brott mot dataskyddslagstiftning (GDPR)
• Sådana skador där begränsningen är otillåten enligt tvingande lag

10.3 Force majeure

Pomilo svarar inte för bristande tillgänglighet orsakad av omständigheter utanför Pomilos kontroll, exempelvis avbrott hos underleverantörer, internet-störningar, eller naturhändelser.

11. Uppsägning och dataportabilitet

11.1 Uppsägning från Användaren

Användaren kan när som helst säga upp sitt abonnemang med omedelbar verkan. Abonnemang som betalats för innevarande period återbetalas inte.

11.2 Uppsägning från Pomilo

Pomilo kan säga upp avtalet med 30 dagars varsel. Vid grovt avtalsbrott av Användaren (t.ex. missbruk av tjänsten) kan uppsägning ske med omedelbar verkan.

11.3 Dataexport efter uppsägning

Användaren har rätt att exportera all bokföringsdata i SIE4-format under 30 dagar efter uppsägning. Därefter raderas data permanent, dock kvarstår audit-trail-loggar enligt § 7 i 7 år enligt BFL.

12. Behandling av uppgifter om Användarens kunder och leverantörer

När Användaren registrerar personuppgifter om sina egna kunder eller leverantörer i Pomilo Ekonom är Användaren personuppgiftsansvarig. Pomilo är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna endast i syfte att leverera tjänsten.

12.1 Inbjudna konsulter

Användaren kan bjuda in en auktoriserad redovisningskonsult eller annan rådgivare med åtkomst till tjänsten. Konsulten agerar i sådant fall på Användarens vägnar och under Användarens ansvar som personuppgiftsansvariges representant.

Användaren ansvarar för:

• Att kontrollera konsultens behörighet och lämplighet
• Att tilldela rätt åtkomst­nivå (läs eller full)
• Att återkalla åtkomsten när konsultens uppdrag upphör
• Att konsultens åtgärder i tjänsten ligger inom konsultens uppdrag från Användaren

Pomilo behandlar konsulten som Användarens representant — inte som ett separat personuppgifts­biträde — och Pomilo har inget eget avtal med konsulten utöver dessa villkor som konsulten accepterar vid acceptans av inbjudan.

13. Upphovsrätt och rättigheter till data

13.1 Användarens data

Användaren äger all bokföringsdata, kunddata, leverantörsdata och övrigt innehåll som registreras eller laddas upp i tjänsten. Pomilo gör inte anspråk på äganderätt till dessa data.

13.2 AI-genererat utdata

Pomilo lämnar nyttjanderätt (men inte upphovsrätt) till AI-genererat utdata — exempelvis bokningsförslag, observationer och rapportutkast — i den omfattning som krävs för Användarens egen affärsverksamhet. Användaren har rätt att redigera, exportera och använda utdata fritt.

13.3 Pomilos tjänst

Pomilo äger samtliga rättigheter till tjänstens källkod, modeller, designelement, varumärken och övrig programvara. Inga sådana rättigheter överlåts till Användaren genom detta avtal.

14. Dataportabilitet

Användaren har när som helst rätt att exportera sin bokföringsdata i:

• SIE4-format (standardformat för svensk bokföring, importerbart i samtliga större bokföringssystem)
• CSV-format för enskilda tabeller (verifikationer, kunder, leverantörer, anställda, audit-logg)
• PDF-format för rapporter (resultaträkning, balansräkning, momsdeklaration, årsredovisning)

Exporten är kostnadsfri och kräver ingen särskild förfrågan. Pomilo bistår Användaren med tekniskt stöd vid migration till annat system om så efterfrågas.

15. Banking-integrationer (PSD2)

Vid Användarens anslutning av bankkonto via PSD2-integration (EnableBanking) gäller:

1. Pomilo förmedlar bank-data från Användarens bank via Enable­banking. Pomilo ansvarar inte för fel, avbrott eller försenad data­leverans hos banken eller hos tredjepart­förmedlaren (Enable­banking).

2. Pomilo ansvarar inte för konsekvenser av felaktigt registrerade bank­transaktioner som beror på bankens eller PSD2-förmedlarens data.

3. Användaren ansvarar för att verifiera att importerade bank­transaktioner stämmer mot bank­utdrag innan de bokförs.

4. Vid tvist mellan Användaren och banken om transaktioner är Pomilo inte part. Användaren hänvisas till sin bank.

16. Skatteverket-inlämning

Pomilo erbjuder förmedling av moms­deklaration, AGI-rapport och annan inlämning till Skatteverket via Skatteverkets API.

1. Pomilo förmedlar Användarens dekl­aration till Skatteverket. Pomilo ansvarar inte för fel som uppstår i Skatteverkets system eller för försenad behandling hos myndigheten.

2. Vid tekniskt fel i förmedlingen som Pomilo orsakar gäller ansvars­begränsningen i § 10.2 (höjt tak för myndighets­inlämning).

3. Användaren ansvarar för att verifiera att inlämningen kommit fram. Pomilo visar bekräftelse från Skatteverket när sådan mottas. Saknas bekräftelse är inlämningen att betrakta som icke gjord.

4. Användaren ansvarar för att inlämnings­fristerna hålls även vid eventuella tekniska problem. Vid blockerande tekniskt fel hos Pomilo ska Användaren själv kunna fullgöra inlämning direkt till Skatteverket.

17. Avgränsning av målgrupp

Tjänsten Pomilo Ekonom är avsedd för svenska aktiebolag registrerade hos Bolagsverket och som bedriver verksamhet i Sverige enligt svensk bokförings­lag, skattelagstiftning och K2/K3-redovisnings­standard.

Tjänsten är inte avsedd för:

• Bolag registrerade i annan jurisdiktion
• Bolag som följer andra redovisningsstandarder än K2 eller K3
• Privatpersoner eller enskilda näringsidkare (utöver de funktioner som uttryckligen marknadsförs för dem)

Pomilo kan komma att neka eller avbryta tjänsten för Användare som ligger utanför ovanstående målgrupp.

18. Ändringar av villkoren

Pomilo kan uppdatera dessa villkor. Väsentliga ändringar meddelas via e-post minst 30 dagar innan ikraftträdande. Användaren kan säga upp avtalet om Användaren inte accepterar ändringarna.

19. Tillämplig lag och tvist

Svensk lag tillämpas på dessa villkor. Tvist ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Om förhandling inte når resultat ska tvist avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

Slut på allmänna villkor.