Ett aktiebolag är en egen juridisk person med egna pengar, egna skatter och egna rapporteringskrav. Det är det som gör bolagsformen trygg, och det som gör bokföringen lite mer krävande än i en enskild firma. Här är de åtta sakerna du måste ha koll på som ägare, i den ordning de dyker upp under ett år.

1. Bolagets pengar är inte dina

Det första och viktigaste. I ett aktiebolag får du inte ta ut pengar hur som helst. Varje krona som går från bolaget till dig ska vara antingen lön, utdelning, återbetalning av något du lagt ut, eller ett lån som följer aktiebolagslagens regler, vilket i praktiken betyder att det inte får förekomma för ägare. Tar du ut pengar utan att det bokförs som något av detta kallas det förbjudet lån, och det beskattas hårt.

Håll bolagets konto och ditt privata konto helt åtskilda. Betalar du något privat för bolaget, spara kvittot och låt bolaget betala tillbaka till dig.

2. Löpande bokföring, varje månad

Alla affärshändelser ska bokföras. Kontanta transaktioner senast nästa arbetsdag, övriga senast månaden efter. I praktiken betyder det: bokför varje månad, stäm av mot banken och se till att varje transaktion har ett underlag.

Underlagen är det som brukar fallera. Varje kostnad behöver ett kvitto eller en faktura, och det ska gå att se vad som köpts, av vem, när och till vilken moms. Sedan 2024 behöver du inte spara papperskvitton om du digitaliserat dem, men den digitala kopian ska vara oföränderlig och sparas i sju år.

3. Moms

Som aktiebolag är du nästan alltid momsregistrerad. Du lägger moms på det du säljer, drar av moms på det du köper och betalar in skillnaden till Skatteverket. Hur ofta beror på omsättningen: under 1 miljon kronor om året kan du välja årsvis, mellan 1 och 40 miljoner redovisar du kvartalsvis, över 40 miljoner varje månad.

Det vanligaste felet är inte att räkna fel utan att missa datumet. Förseningsavgiften är 625 kronor och kommer automatiskt.

4. Lön och arbetsgivaravgifter

Tar du ut lön från ditt bolag är du arbetsgivare, även om du är den enda anställda. Det betyder att bolaget ska dra preliminärskatt på din lön, betala arbetsgivaravgifter och lämna arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI, till Skatteverket varje månad. Deklarationen lämnas den 12:e månaden efter löneutbetalningen, i januari och augusti den 17:e. Ingen lön en månad betyder ändå att en nolldeklaration ska lämnas om du är registrerad som arbetsgivare.

5. Utdelning och 3:12-reglerna

Utdelning är det andra sättet att ta ut pengar. För fåmansföretag gäller 3:12-reglerna, som avgör hur mycket utdelning du får ta till 20 procents skatt. Det enklaste är förenklingsregeln, ett schablonbelopp per år som fördelas på aktierna. Tar du ut lön över en viss nivå kan huvudregeln ge ett betydligt högre utrymme. Vilken som lönar sig beror på din lön, så räkna på det innan årsskiftet, inte efter. Utdelning kan bara tas från beskattad vinst som finns kvar i bolaget efter bokslutet.

Mer om valet mellan lön och utdelning kommer i en egen artikel.

6. Bokslut

Efter räkenskapsårets slut ska bokslut göras. Det innebär att alla intäkter och kostnader hamnar på rätt år genom periodiseringar, att tillgångar skrivs av, att varulager och kundfordringar värderas, och att skatten på årets resultat beräknas och bokförs. För de flesta små aktiebolag används regelverket K2, som har förenklade regler och fasta mallar.

Bokslutet är den del av bokföringen där flest fel görs av den som gör det själv, och den del byråer tar mest betalt för.

7. Årsredovisning och bolagsstämma

Alla aktiebolag ska upprätta en årsredovisning, hålla årsstämma och skicka in årsredovisningen till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut. För kalenderår betyder det 31 juli. Årsredovisningen består av förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och noter. Kommer den in för sent tar Bolagsverket ut en förseningsavgift på 5 000 kronor, och den ökar om förseningen fortsätter.

Små aktiebolag behöver inte ha revisor om de ligger under gränsvärdena för omsättning, balansomslutning och antal anställda. De flesta nystartade gör det inte.

8. Inkomstdeklaration för bolaget

Bolaget lämnar en egen inkomstdeklaration, Inkomstdeklaration 2, till Skatteverket. När den ska in beror på räkenskapsårets slut; för kalenderår är det normalt den 1 juli, eller 1 augusti om du deklarerar digitalt. Bolagsskatten är 20,6 procent av det skattemässiga resultatet.

Vad du faktiskt behöver göra själv

Listan ovan ser lång ut. Men det mesta av det är arbete som inte kräver dig, det kräver någon som kan reglerna och håller datumen. Din uppgift som ägare är egentligen tre saker: hålla bolagets pengar åtskilda från dina, se till att varje transaktion har ett underlag, och svara på frågor när något är oklart.

Resten är precis det Pomilo gör. Du laddar upp kvitton, fakturor och bankutdrag. Bokföringen sker automatiskt, momsen och AGI:n går till Skatteverket, och en dedikerad redovisningskonsult granskar varje månad och gör bokslutet när året är slut. Bokföring, moms, lön och årsredovisning ingår, från 595 kronor i månaden. Första månaden gratis.

Räkna ut vad du sparar mot din byrå idag.

Vanliga frågor

Måste ett aktiebolag ha revisor? Nej, inte om bolaget ligger under gränsvärdena för omsättning, balansomslutning och antal anställda två år i rad. De flesta små aktiebolag har ingen revisor.

När ska årsredovisningen in till Bolagsverket? Senast sju månader efter räkenskapsårets slut. För kalenderår är det 31 juli.

Får jag låna pengar av mitt aktiebolag? Nej. Lån från bolaget till ägaren är som huvudregel förbjudet enligt aktiebolagslagen och beskattas som inkomst om det ändå sker.

Vad är skillnaden mellan K2 och K3? K2 är det förenklade regelverket för mindre aktiebolag, med fasta mallar och färre valmöjligheter. K3 är huvudregelverket och krävs för större bolag. De flesta små aktiebolag använder K2.

Bokföring för aktiebolag det här måste du ha koll på